Animator i hostessa - personel na konferencji

Podczas organizacji konferencji należy pomyśleć o niezbędnym personelu, który zajmie się profesjonalną obsługą gości, a trzeba przyznać, że podczas tego typu wydarzeń musi być ona nienaganna. W zapewnieniu wysokiej jakości usług warto pomyśleć o osobie sterującej i prowadzącej wszelkie działania podczas konferencji, czyli tzw. animatorze oraz hostessach i promotorach, którzy mogą pełnić wielorakie funkcje. Oczywiście w przypadku cateringu, obsługi części gastronomicznej na pewno przydadzą się również kelnerzy i kelnerki.

Zwróćmy jednak uwagę na moment przed rozpoczęciem imprezy integracyjnej. Bardzo istotny jest moment wejścia w progi miejsca, w którym odbywa się spotkanie i pozytywnego pierwszego wrażenia. W tym celu przy wejściu powinna znajdować się informacja, bądź dedykowana osoba, która poinformuje, w którym kierunku należy podążać. Sprawnie obsłużona szatnia, następnie odbiór materiałów poligraficznych, podpis listy i widoczne stanowisko cateringowe - to pewnego rodzaju standard w przypadku konferencji kilkugodzinnych. Jeśli natomiast chodzi o konferencje kilkudniowe - tu sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ goście powinni poczuć się bardzo dobrze, niemal jak u siebie w domu, a to wymaga już wielu zabiegów.

W celu promocji usług, odpowiedzi na pytania i pokierowania uczestników organizowanej konferencji warto zatrudnić kilku promotorów i hostessy o nienagannej prezencji, miłej aparycji i pozytywnym nastawieniu do swoich obowiązków. Mogą rozdawać informatory, plan konferencji oraz różnego rodzaju dodatkowe materiały, ulotki współorganizatorów itp.

Przez żołądek do serca - istota cateringu

Długie wykłady i żmudne dyskusje bez wątpienia wpływają na stan naszego żołądka, a ten domaga się sowitego posiłku i odżywczej kawy. Taką właśnie rolę ma pełnić zapewniony w przerwie eventu posiłek, ale nie tylko. Powinien również cieszyć oko i zachęcać do skorzystania ze swojej propozycji.

Jedzenie wydaje nam się czasami niepotrzebnym wydatkiem, jednak jak wskazują badania, jest to jeden z głównych czynników, na które zwraca się uwagę podczas pobytu na konferencji, spotkaniach biznesowych, seminariach itp. Co więcej - nierzadko z oferowanym posiłkiem wiąże się obecność i czas pobytu gości na danej imprezie. Dlaczego? Być może dlatego, że jedzenie jest podstawową potrzebą człowieka, a w momencie wytężonego wysiłku umysłowego, zmęczenia i znużenia ulega zwielokrotnieniu. 

Ładnie podane przekąski i prawdziwa, przygotowana przez profesjonalnego baristę kawa może nawet wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa organizującego konferencję.

Bardzo ważny jest wybór oferty cateringu już na etapie ich porównywania i wyszukiwania tej najkorzystniejszej. Nie dajmy się zwieść najniższej cenie - postawmy na jakość, doświadczenie i renomę, a nasza konferencja z pewnością będzie udana. Musimy również pamiętać, że część przeznaczona na catering powinna być wyraźnie oddzielona od miejsca, gdzie odbywają się prelekcje i wykłady. Powinna to być swojego rodzaju oaza, opatrzona delikatną muzyką (może być na żywo - to dodatkowy atut), z miejscami do spożycia posiłku, wypoczynku i luźnych rozmów. Nie możemy zapominać o obsłudze hostess i kelnerów, którzy w razie potrzeby pomogą w każdej sytuacji.

Budowanie zespołu - niełatwe początki

Jak stworzyć dobry i skuteczny zespół pracowników? Te pytanie zadaje sobie niemal każdy manager, który staje przed zadaniem budowania zespołu. Tak jak wiele jest ludzi i charakterów, tak wiele może być problemów i kryzysów. Tworząc grupę zadaniową należy zdawać sobie sprawę, ze nie będzie to zadanie łatwe, jednak możliwe w realizacji. Spójrzmy jednak, jak wygląda ten proces w teorii.

Pierwszy etap to rekrutacja (jeśli zespół tworzony jest na nowo) bądź zapoznanie się z osobami, które zostały wytypowane do danej grupy. Bardzo ważnym czynnikiem jest dobrowolność i satysfakcja poszczególnych członków zespołu, że znaleźli się właśnie w tym miejscu w i tym czasie. Jeśli tak nie będzie - nasza praca może okazać się od początku walką z wiatrakami.

Na proces grupowy składają się cztery fazy, które kończą się efektywną współpracą. Na początku jest wspomniane już formowanie, następnie docieranie, normalizacja, a w rezultacie - współdziałanie. Oczywiście nie zawsze proces będzie przebiegał podręcznikowo, jednak niemal w każdej grupie można wyróżnić takie właśnie fazy. Bardzo trudną dla menedżera jest faza docierania, gdzie jego funkcje motywacyjne i komunikacyjne wystawione są na poważną próbę. Kiedy jednak przejdziemy już ten etap - pozostaje przysłowiowe spijanie pianki i naprawdę efektywna praca. Rola menedżera uwypukla się także na początku, przy team buildingu, ponieważ stworzona przez niego atmosfera oraz wizerunek silnie wpływają na relacje między pracownikami.