Podczas organizacji konferencji należy pomyśleć o niezbędnym
personelu, który zajmie się profesjonalną obsługą gości, a trzeba przyznać, że
podczas tego typu wydarzeń musi być ona nienaganna. W zapewnieniu wysokiej
jakości usług warto pomyśleć o osobie sterującej i prowadzącej wszelkie
działania podczas konferencji, czyli tzw. animatorze oraz hostessach i
promotorach, którzy mogą pełnić wielorakie funkcje. Oczywiście w przypadku
cateringu, obsługi części gastronomicznej na pewno przydadzą się również
kelnerzy i kelnerki.
Zwróćmy jednak uwagę na moment przed rozpoczęciem imprezy integracyjnej.
Bardzo istotny jest moment wejścia w progi miejsca, w którym odbywa się
spotkanie i pozytywnego pierwszego wrażenia. W tym celu przy wejściu powinna
znajdować się informacja, bądź dedykowana osoba, która poinformuje, w którym
kierunku należy podążać. Sprawnie obsłużona szatnia, następnie odbiór
materiałów poligraficznych, podpis listy i widoczne stanowisko cateringowe - to
pewnego rodzaju standard w przypadku konferencji kilkugodzinnych. Jeśli
natomiast chodzi o konferencje kilkudniowe - tu sytuacja jest nieco bardziej
skomplikowana, ponieważ goście powinni poczuć się bardzo dobrze, niemal jak u
siebie w domu, a to wymaga już wielu zabiegów.
W celu promocji usług, odpowiedzi na pytania i pokierowania
uczestników organizowanej konferencji warto zatrudnić kilku promotorów i hostessy o
nienagannej prezencji, miłej aparycji i pozytywnym nastawieniu do swoich
obowiązków. Mogą rozdawać informatory, plan konferencji oraz różnego rodzaju
dodatkowe materiały, ulotki współorganizatorów itp.
