Animator i hostessa - personel na konferencji

Podczas organizacji konferencji należy pomyśleć o niezbędnym personelu, który zajmie się profesjonalną obsługą gości, a trzeba przyznać, że podczas tego typu wydarzeń musi być ona nienaganna. W zapewnieniu wysokiej jakości usług warto pomyśleć o osobie sterującej i prowadzącej wszelkie działania podczas konferencji, czyli tzw. animatorze oraz hostessach i promotorach, którzy mogą pełnić wielorakie funkcje. Oczywiście w przypadku cateringu, obsługi części gastronomicznej na pewno przydadzą się również kelnerzy i kelnerki.

Zwróćmy jednak uwagę na moment przed rozpoczęciem imprezy integracyjnej. Bardzo istotny jest moment wejścia w progi miejsca, w którym odbywa się spotkanie i pozytywnego pierwszego wrażenia. W tym celu przy wejściu powinna znajdować się informacja, bądź dedykowana osoba, która poinformuje, w którym kierunku należy podążać. Sprawnie obsłużona szatnia, następnie odbiór materiałów poligraficznych, podpis listy i widoczne stanowisko cateringowe - to pewnego rodzaju standard w przypadku konferencji kilkugodzinnych. Jeśli natomiast chodzi o konferencje kilkudniowe - tu sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ goście powinni poczuć się bardzo dobrze, niemal jak u siebie w domu, a to wymaga już wielu zabiegów.

W celu promocji usług, odpowiedzi na pytania i pokierowania uczestników organizowanej konferencji warto zatrudnić kilku promotorów i hostessy o nienagannej prezencji, miłej aparycji i pozytywnym nastawieniu do swoich obowiązków. Mogą rozdawać informatory, plan konferencji oraz różnego rodzaju dodatkowe materiały, ulotki współorganizatorów itp.

Przez żołądek do serca - istota cateringu

Długie wykłady i żmudne dyskusje bez wątpienia wpływają na stan naszego żołądka, a ten domaga się sowitego posiłku i odżywczej kawy. Taką właśnie rolę ma pełnić zapewniony w przerwie eventu posiłek, ale nie tylko. Powinien również cieszyć oko i zachęcać do skorzystania ze swojej propozycji.

Jedzenie wydaje nam się czasami niepotrzebnym wydatkiem, jednak jak wskazują badania, jest to jeden z głównych czynników, na które zwraca się uwagę podczas pobytu na konferencji, spotkaniach biznesowych, seminariach itp. Co więcej - nierzadko z oferowanym posiłkiem wiąże się obecność i czas pobytu gości na danej imprezie. Dlaczego? Być może dlatego, że jedzenie jest podstawową potrzebą człowieka, a w momencie wytężonego wysiłku umysłowego, zmęczenia i znużenia ulega zwielokrotnieniu. 

Ładnie podane przekąski i prawdziwa, przygotowana przez profesjonalnego baristę kawa może nawet wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa organizującego konferencję.

Bardzo ważny jest wybór oferty cateringu już na etapie ich porównywania i wyszukiwania tej najkorzystniejszej. Nie dajmy się zwieść najniższej cenie - postawmy na jakość, doświadczenie i renomę, a nasza konferencja z pewnością będzie udana. Musimy również pamiętać, że część przeznaczona na catering powinna być wyraźnie oddzielona od miejsca, gdzie odbywają się prelekcje i wykłady. Powinna to być swojego rodzaju oaza, opatrzona delikatną muzyką (może być na żywo - to dodatkowy atut), z miejscami do spożycia posiłku, wypoczynku i luźnych rozmów. Nie możemy zapominać o obsłudze hostess i kelnerów, którzy w razie potrzeby pomogą w każdej sytuacji.

Budowanie zespołu - niełatwe początki

Jak stworzyć dobry i skuteczny zespół pracowników? Te pytanie zadaje sobie niemal każdy manager, który staje przed zadaniem budowania zespołu. Tak jak wiele jest ludzi i charakterów, tak wiele może być problemów i kryzysów. Tworząc grupę zadaniową należy zdawać sobie sprawę, ze nie będzie to zadanie łatwe, jednak możliwe w realizacji. Spójrzmy jednak, jak wygląda ten proces w teorii.

Pierwszy etap to rekrutacja (jeśli zespół tworzony jest na nowo) bądź zapoznanie się z osobami, które zostały wytypowane do danej grupy. Bardzo ważnym czynnikiem jest dobrowolność i satysfakcja poszczególnych członków zespołu, że znaleźli się właśnie w tym miejscu w i tym czasie. Jeśli tak nie będzie - nasza praca może okazać się od początku walką z wiatrakami.

Na proces grupowy składają się cztery fazy, które kończą się efektywną współpracą. Na początku jest wspomniane już formowanie, następnie docieranie, normalizacja, a w rezultacie - współdziałanie. Oczywiście nie zawsze proces będzie przebiegał podręcznikowo, jednak niemal w każdej grupie można wyróżnić takie właśnie fazy. Bardzo trudną dla menedżera jest faza docierania, gdzie jego funkcje motywacyjne i komunikacyjne wystawione są na poważną próbę. Kiedy jednak przejdziemy już ten etap - pozostaje przysłowiowe spijanie pianki i naprawdę efektywna praca. Rola menedżera uwypukla się także na początku, przy team buildingu, ponieważ stworzona przez niego atmosfera oraz wizerunek silnie wpływają na relacje między pracownikami.

Uczymy się współpracy w zespole

Tak jak z wieloma cechami charakteru po prostu się rodzimy, tak umiejętność pracy w grupie można z mniejszym bądź lepszym skutkiem nabyć. Podstawowe kompetencje podkreślane przez psychologów, które pozwalają efektywnie współpracować w grupie to wspólne planowanie zadań, wyznaczanie celów, umiejętność precyzyjnego komunikowania się i słuchania, zachowanie asertywności z poszanowaniem czyjegoś zdania, empatia – zarówno w stosunku do swoich jak i cudzych emocji, a także znajomość technik motywacyjnych. 

Materiały udostępnione przez firmę Team&Personal

Dobrym sposobem na zaszczepienie w zespole, którym kierujemy, ducha współpracy jest organizacja szkolenia biznesowego z zakresu team buildingu, który w nieco lżejszy sposób przekaże wymagane cechy. Team builidng to nowoczesne podejście do współpracy w grupie, budowane nie tylko na wyuczonych teoriach, ale zwykłych, prostych relacjach, takich jak zaufanie, przyjaźń, wsparcie i empatia. Wiele firm niechętnie wpływa na integrację pracowników, twierdząc, że wpływa to na niekorzyść, marnotrawienie czasu i strat finansowych. Dobre relacje między pracownikami to jednak klucz do sukcesu, jeśli wymagamy prawdziwej pracy zespołowej, a nie tylko przekazywania sobie gotowych rezultatów na coraz to inne stanowisko. Może więc warto planując wyjazd integracyjny zaplanować tego typu działania? Można powiedzieć, że wcześniej wymienione cechy mogą się w pracowniku ukrywać przez to, że wydaje mu się niewłaściwym pokazywać swoje prawdziwe oblicze i charakter. To z kolei prowadzi do nerwicy i stresów, a pracę traktujemy jako kierat, a nie przyjazne miejsce, przynoszące nam wiele satysfakcji. Pamiętajmy o tym – lubiąc swoją pracę i współpracowników możemy zdziałać o wiele więcej.

Idealne cechy konferansjera

Poszukując idealnego konferansjera, który profesjonalnie poprowadzi konferencję, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie będą oczekiwania i tematyka spotkań. W przypadku konferencji naukowych bardzo dobrze sprawdzi się osoba obeznana w temacie, specjalista w danej dziedzinie, a jednocześnie człowiek otwarty, komunikatywny i o dobrej prezencji. Nie można jednak przesadzać z tym ostatnim - dobry konferansjer, to przede wszystkim ktoś inteligentny o ogromnej intuicji, wyważeniu i dyplomatycznemu podejściu do każdej sytuacji. 

Eventy organizowane przez firmę Team&Personal

W dyskusjach, kim powinien być idealny konferansjer, występuje wiele głosów i stron. W zależności od sytuacji osoba taka powinna być odważna i potrafiąca w cudzysłowie "uciąć" niepotrzebne dyskusje, ale robiąc to jednocześnie w sposób taktowny. Druga strona medalu, to taktowne wysłuchanie każdego prelegenta, umiejętność dopasowania się do sytuacji i tematu.

Konferansjer może być zarówno osobą wiodącą i mocno obecną w przebiegu eventu, a może jedynie ją rozpocząć, zamknąć i delikatnie poprowadzić prelekcje i dyskusje. Decyzja zależy od organizatora i oczywiście - od tematyki spotkań. Gdzie szukać prawdziwych profesjonalistów? Dobry i bezpośredni dostęp do takich osób mają firmy zajmujące się organizacją konferencji. Istnieje także szereg agencji eventowych, które zrzeszają na zasadach umowy zlecenia osoby z różnych dziedzin, specjalistów i znawców tematu. Można także spróbować poszukiwań na własną rękę, umieszczając ogłoszenie w prasie, Internecie, bądź pytając swoich znajomych. Nie rzadko ta metoda pozwala dotrzeć do osoby rzetelnej, odpowiedzialnej i przykładającej się do swoich zadań.

Team building w terenie

Najnowszy trend w organizacji szkoleń integracyjnych sprawdza się w każdej grupie, choć bardzo istotne jest doświadczenie organizatora, nastrój i otwartość uczestników, a także sprzyjające okoliczności.

Dostępne scenariusze szkoleń team building są bardzo zróżnicowane. Mogą zawierać zarówno elementy klasycznych wykładów, łączących teorię z praktycznymi ćwiczeniami (tych drugich powinno być zdecydowanie więcej, aby osiągnąć odpowiednie efekty), jak i zajęcia, ćwiczenia i konkurencje outdoor.

Jeśli chodzi o ostatni element szkoleń - bardzo ciekawym rozwiązaniem jest tzw. gra terenowa, popularnie zwana podchodami. Uczestnicy szkolenia podzieleni w kilka grup - klucz podziału możemy skonstruować osobiście, bądź zdać się na przypadek, ale na pewno nie warto dawać wolnej ręki uczestnikom - to raczej zaszkodzi integracji, niż jej pomoże. Firmy zajmujące się team buildingiem proponują także spływy pontonowe (również wymagające współpracy, pozwalające poznać się w dosłownie ekstremalnej sytuacji), skoki spadochronowe, krótki obóz survivalowy, paintball i wiele innych.

Skróconą formą wyjazdu integracyjnego jest dwudniowy pobyt w ośrodku konferencyjnym z kilkoma godzinami wykładów, intensywną rekreacją na zewnątrz, a wieczorem przyjemnym czasem, spędzonym w doborowym towarzystwie. Może to być impreza tematyczna, grill, bądź po prostu kolacja ze smacznym jedzeniem.