Animator i hostessa - personel na konferencji

Podczas organizacji konferencji należy pomyśleć o niezbędnym personelu, który zajmie się profesjonalną obsługą gości, a trzeba przyznać, że podczas tego typu wydarzeń musi być ona nienaganna. W zapewnieniu wysokiej jakości usług warto pomyśleć o osobie sterującej i prowadzącej wszelkie działania podczas konferencji, czyli tzw. animatorze oraz hostessach i promotorach, którzy mogą pełnić wielorakie funkcje. Oczywiście w przypadku cateringu, obsługi części gastronomicznej na pewno przydadzą się również kelnerzy i kelnerki.

Zwróćmy jednak uwagę na moment przed rozpoczęciem imprezy integracyjnej. Bardzo istotny jest moment wejścia w progi miejsca, w którym odbywa się spotkanie i pozytywnego pierwszego wrażenia. W tym celu przy wejściu powinna znajdować się informacja, bądź dedykowana osoba, która poinformuje, w którym kierunku należy podążać. Sprawnie obsłużona szatnia, następnie odbiór materiałów poligraficznych, podpis listy i widoczne stanowisko cateringowe - to pewnego rodzaju standard w przypadku konferencji kilkugodzinnych. Jeśli natomiast chodzi o konferencje kilkudniowe - tu sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ goście powinni poczuć się bardzo dobrze, niemal jak u siebie w domu, a to wymaga już wielu zabiegów.

W celu promocji usług, odpowiedzi na pytania i pokierowania uczestników organizowanej konferencji warto zatrudnić kilku promotorów i hostessy o nienagannej prezencji, miłej aparycji i pozytywnym nastawieniu do swoich obowiązków. Mogą rozdawać informatory, plan konferencji oraz różnego rodzaju dodatkowe materiały, ulotki współorganizatorów itp.